Fachleute antworten…

In kaum einem Bereich werden die Vorteile der Digitalisierung so sichtbar wie bei der Archivdigitalisierung. Unternehmen in Frankfurt, Offenbach und im ganzen Rhein-Main-Gebiet, die über viele Papier-Dokumente verfügen, brauchen viel Platz für die Aufbewahrung von Akten. Selbst dann, wenn nur eine kleine Information gesucht wird, erfordert dies viel Zeit. Die Lösung hierfür: Dokumente werden eingescannt und digital verfügbar gemacht. Ein Unternehmen aus Obertshausen betreibt das Einscannen von Dokumenten professionell – und zwar vor Ort beim Kunden.

 

 

Was heißt Scanservice vor Ort?

Scanservice vor Ort heißt, dass wir auf Wunsch zu unseren Kunden kommen und die Digitalisierung dort ausführen. Der entscheidende Vorteil für den Kunden ist, dass die Geschäftsabläufe kaum gestört werden. Auch die Datensicherheit beim Dokumentenscan wird durch unsere professionelle Dienstleistung gewährt, denn die sensiblen Daten der Kunden müssen ihren Standort nicht verlassen. Wir digitalisieren die Dokumente, diese werden sofort danach wieder für die Geschäftsabläufe freigegeben. Missverständnisse entfallen ebenfalls, weil die Kommunikation direkt im Büro des Kunden erfolgt. Unser Scanservice vor Ort ist nicht nur für Frankfurt, Offenbach und das Rhein-Main-Gebiet verfügbar, sondern auch für ganz Deutschland und Europa. Und wenn es schnell gehen muss, bieten wir unseren 24-Stunden-Service an. Das bedeutet, dass wir bereits 24 Stunden nach Abschluss des Vertrags bei unserem Kunden sind und mit dem Scanservice vor Ort beginnen.

 

Warum ist es sinnvoll und wichtig, Dokumente vor Ort zu scannen?

Der Kunde geht seinem Tagesgeschäft nach, während wir zum Beispiel die Archivdigitalisierung vornehmen. Weil die Dokumente im Haus des Unternehmens in Frankfurt, Offenbach oder einem anderen Ort im Rhein-Main-Gebiet bleiben, entfällt das Risiko des Verlusts. Die Datensicherheit beim Dokumentenscan wird durch die Arbeit vor Ort nochmals verstärkt. Das betrifft auch die Daten von Partnerunternehmen, die aufgrund spezieller Vereinbarungen einen besonderen Schutz genießen. Geheimhaltungsvorgaben Dritter können dadurch besser eingehalten werden. Dadurch schützen wir unsere Kunden vor etwaigen Schadensersatzansprüchen. Transportkosten für die Aktenzusendung entfallen vollständig. Dieses Verfahren ist sicher und rechnet sich für kostenbewusste Unternehmen.

 

Wie ist der Ablauf bei einem Scanservice vor Ort?

Ganz einfach: Ein Anruf genügt und wir kommen kurzfristig vorbei, um uns zunächst einen Überblick über die Menge der zu scannenden Dokumente zu verschaffen. Wir besuchen Sie in Frankfurt, in Offenbach oder an einem anderen Ort im Rhein-Main-Gebiet. Dann besprechen wir gemeinsam den Ablauf. Gegebenenfalls legen wir für sensible Daten besondere Abläufe fest. Dann wird der Scanservice vor Ort durchgeführt. Nach Abschluss der Arbeit übergeben wir die Daten an den Kunden. Das ist alles ganz einfach und unkompliziert.

 

Warum ist es so wichtig, einen Fachbetrieb mit dem Scanservice vor Ort zu beauftragen?

Wenn man Dokumente mit einem büroüblichen Gerät einscannt, nimmt dieses Verfahren sehr viel Zeit in Anspruch. Es ist in der Regel mit einem hohen Personalaufwand verbunden. Auch die Datensicherheit beim Dokumentenscan ist beim Scannen in Eigenregie oft lückenhaft. Manchmal werden wichtige Dokumente abgelegt und nicht wiedergefunden. Die Beauftragung eines Profiunternehmens schützt dagegen vor Datenverlust. Streng definierte Abläufe gewähren Datensicherheit beim Dokumentenscan. Vor allem erstellen wir als professioneller Dienstleister eine übersichtliche und logische Datenstruktur, die ein jederzeitiges Wiederauffinden der eingescannten Daten sicherstellt. Wichtig ist hierbei eine intelligente Verschlagwortung. Unsere langjährige Erfahrung, die wir vor allem bei der Arbeit für Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet, zum Beispiel in Frankfurt und Offenbach, gesammelt haben, ist uns dabei sehr hilfreich.

Welche weiteren Dienstleistungen bieten Sie an?

Unser Service ist sehr umfangreich: Wir bieten Archivdigitalisierung, Texterkennung und Verschlagwortung an – für Frankfurt, Offenbach und europaweit. Wenn sich ein Unternehmen von Aktenbergen oder einem überfüllten Archiv aus Papierdokumenten befreien will, sind wir der richtige Partner dafür. Wir übernehmen auch die datenschutzgerechte Vernichtung von alten Akten, falls dies gewünscht wird. So schaffen sich Unternehmen mehr Platz oder können zusätzliche Ausgaben für die Miete von Räumen sparen.

Besonders hilfreich ist auch die Texterkennung: Gescannte Dokumente werden automatisch gelesen, indem die in der Bilddatei vorhandenen Buchstaben mittels einer intelligenten Software erkannt werden. So lassen sich Aktenberge in Minutenschnelle am Bildschirm durchsuchen – eine Arbeit, für die sonst Tage notwendig sind. In diesem Zusammenhang spielt auch eine professionelle Verschlagwortung eine Rolle. Das heißt: Wir versehen alle Dateien mit aussagekräftigen Dateinamen, die Aufschluss über den Inhalt der Dokumente geben. Dies erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten zusätzlich.

 

 

Vielen Dank für das Gespräch,
Herr Kelek.

 

Das Interview führte Kai Kruel.